הוריקן קתרינה. הוריקן ריטה. הוריקן ווילמה. רק לפני מספר חודשים, הסערות הללו שינו את חייהם של מיליוני אנשים. גם אם לא עבדת באזורים שנפגעו מהסערות האלה, אולי שלחת תוצרת לחברות באזור המפרץ - או קיבלת תוצרת ממנה. חושבים שלא הושפעתם מאסונות הטבע האלה?
כעת, תכפילו את המחשבה הזו אלף פעמים ויש לכם מושג מדוע יש צורך בתוכנית אסון מוכנה לפעולה אם תתמודדו עם משבר דומה בעיר הולדתכם.
איך אפשר לתכנן משבר או אסון כשהם בדרך כלל קורים באופן בלתי צפוי? כמה קל לצפות משהו שלא חווית? אלו הן שתי סיבות שבעלים ומנהלים עלולים להרגיש משותקים כאשר הם מתמודדים עם תכנון משבר. זה עשוי להרגיש זר לחלק אפילו לנסות לדמיין מה לעשות או להעלות על הנייר, אז קל יותר לדחות את זה ליום אחר.
תכנון חירום
אבל בואו נסתכל על זה בצורה אחרת, אולי בחתיכות קטנות יותר, כדי שתוכלו לעקוף את האפשרויות. אחד הדברים הראשונים שצריך לעשות הוא להקצות את התפקיד הזה לאדם אחד - זה יכול להיות אתה או מישהו אחר - ולהקים צוות קטן כדי לתמוך במאמץ. מנהיג אחד יהפוך את זה לתהליך יעיל ואפקטיבי יותר.
אז מה הדבר הראשון שאתה יכול לעשות כדי לתכנן משבר? עשה רשימה. רשימה פשוטה של "מה אם" היא מקום מצוין להתחיל בו. תחשוב על חוק מרפי: "אם משהו יכול להשתבש, הוא ישתבש." לא משנה כמה מוזר זה נשמע, רשום את כל מה שיכול לחול על העסק שלך - מאסונות סביבתיים כגון רעידות אדמה, שיטפונות או הוריקנים ועד לחזרת מוצר. רשימה זו אמורה לכסות כל דבר שעלול לגרום להפרעה במחזור העסקים הרגיל שלך.
האם אתה חושב שהמעבדים בדרום פלורידה תכננו להוריקנים מרובים ב-2005? כשאני מדבר עם כמה אנשים שם למטה, הם אפילו לא יכולים לשמור את שמות ההוריקנים ישירים או אילו מהן הביאו לאיזה שלב של נזק. הייתי מהמר שלרוב החברות בדרום פלורידה יש כעת תוכנית אסון הוריקן הכוללת דברים כמו מקורות כוח חלופיים, תוכניות הסחת מוצרים ורשימות תקשורת (הן ללקוחות והן לאנשי החברה) עד כה.
תוכנית הבראה עסקית
ברגע שיש לך את הרשימה של "מה אם", הסתכל מסביב כדי לנתח את השירותים והפונקציות הקריטיות של העסק שלך - אלה ששומרים על הדלתות פתוחות. כמה פריטים שעולים על הדעת הם עובדים, תזרים מזומנים, ציוד לעבוד איתו, טלפונים ומחשבים ושירות לקוחות. אלו הפונקציות הקריטיות שיהיו חיוניות כדי להתחיל לעבוד בהקדם האפשרי לאחר אסון.
לאחר מכן, קחו את הרשימה החדשה הזו וסווגו את הפריטים לשלוש או ארבע קטגוריות עיקריות המכילות כל דמיון, כגון "פיננסי", "תקשורת", "תפעול" ו"אנשים". עכשיו, אתה יכול להתחיל לראות איך התוכנית שלך תיראה - רצוי לפני שיתפרץ משבר ללא אזהרה. אתה יכול לזהות אדם אחד שיהיה אחראי על כל קטגוריה ראשית ולבקש מה"צוות" להקדיש זמן לחקור ולכתוב תוכנית לטיפול בקטגוריה שלו בזמן משבר.
השלב הראשון של התוכנית עוסק באסון החירום. זהו מדריך למשתמש כיצד לשמר ארגון בזמן האסון המיידי. כדי שתוכנית תהיה שימושית, יש ליצור אותה לפני שמתרחשת הפרעה. השלב הבא של תוכנית, "התאוששות", נועד לשמור על כניסת המימון, השירותים והלקוחות שימשכו להמשיך את העסק קדימה לאחר סיום האסון. יש לתכנן שלב אחרון של "המשכיות עסקית" שיחזור מעגל חזרה לנקודה שבה הופיעה החברה לפני האסון.
תוכנית ארגונית
מספר תחומים הזקוקים לתכנון מעמיק יותר כוללים אחסון מידע כגון עובד, ביטוח ורשומות פיננסיות; חומרת מחשב, תוכנה ונתונים; ומפת אתר בנייה ומפרטי שירות. ארגן את הנתונים החשובים האלה כך שיהיו מספר עותקים, עם סט מאוחסן במיקום חלופי למקרה שהמשרד הראשי ייהרס.
שלב רחב עוד יותר של התכנון כולל ניתוח סיכונים וניתוח השפעה עסקית. תוכניות אלו הן מיוחדות ויכולות להכין את החברה שלך להימנע מהפסדים כספיים משתקים. ישנם אתרי אינטרנט רבים שיש להם כלי תכנון חזקים זמינים כדי לסייע בכל שלבי תהליך התכנון הזה, אך להלן אתרים טובים להתחיל איתם:
•לצלב האדום האמריקני יש מידע טוב לעסקים בכתובת www.redcross.org.
• המכון לבטיחות עסקים ובית מספק כלי תכנון באתר האינטרנט שלו בכתובת www.ibhs.org/business_protection.
• למרכזים לבקרת מחלות ומניעתן יש רשימה מקיפה של אתרי אינטרנט חשובים בכתובת www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
• לממשלה הפדרלית יש אתר מוכנות בכתובת www.ready.gov.
פירוק משימת התכנון לנתחים קטנים וארגון צוות שיעבוד על התוכנית יהפוך את התהליך לנוח יותר. הצלב האדום האמריקאי מדווח כי עד 40 אחוז מהעסקים הקטנים אינם נפתחים מחדש לאחר אסון כמו שיטפון, טורנדו או רעידת אדמה. אל תתנו לעסק שלכם לסבול כי לא הספקתם להקים תוכנית.
EGA היא חברת ייעוץ המתמחה בסיוע לתעשיית התוצרת בהכנת ביקורת בטיחות מזון של צד שלישי, פיתוח מוצרים טריים, חקר שוק, אסטרטגיות שיווק ותוכניות פרסום. למידע נוסף, התקשר למספר (616) 784-2728 או בקר בכתובת www.edithgarrett.com.